Videobellen is sinds vandaag dé grote hit onder de medewerkers van Kwadraad. Er zijn teams van twaalf personen die probleemloos met elkaar overleggen en elkaar alsnog online kunnen ontmoeten. Vanuit team Informatiemanagement hebben we onze collega’s zo goed mogelijk gefaciliteerd voor deze vorm van contact. Hieronder deel ik de blog die ik ook op ons intranet plaatste. Wellicht heb je ook iets aan deze tips.
Het is evident dat we nu zoveel mogelijk face to facecontact vermijden. En we houden de behoefte aan contact. Met videobellen en -vergaderen kunnen we dat contact zo goed mogelijk behouden. In deze blog geef ik een paar tips die je daarbij kunnen helpen. En ja- er staan een paar open deuren van jewelste in. Ook zal de lijst niet volledig zijn, dus vul vooral aan!
Technische tip 1: zorg dat alles werkt
In verband met privacy moet je op veel apparaten inmiddels toestemming geven voor het gebruik van camera en microfoon. Als je voor het eerst gaat videobellen is het handig als je deze toestemming reeds gegeven hebt. Test dus van tevoren of alles het doet.
Technische tip 2: zorg voor een volle batterij
Gebruik je een mobiel apparaat? Zorg dat je batterij vol is. Of hang het apparaat aan de adapter/een powerbank. Videobellen kost best wat energie, en je wilt niet halverwege naar een zwart scherm turen.
Technische tip 3: gebruik een headset
Goed geluid is heel belangrijk. De microfoon van je apparaat is niet altijd even goed en pakt vaak ook veel omgevingsgeluid op. Met een headset hoor je beter én ben je beter te verstaan.
Technische tip 4: positioneren van je camera
Ga niet met je rug naar een felle lichtbron zitten, zoals een raam. De camera zal waarschijnlijk niet snappen dat jij goed belicht moeten worden.
Voor de mensen met wie je belt is het prettig als je de camera op jouw ooghoogte, en liefst nog ietsje hoger hebt staan. Hiermee voorkom je dat je op de anderen -letterlijk- neerkijkt.
Gedragstip 1: spreek niet voor je beurt en spreek rustig
Ondanks alle bandbreedte die we hebben, zit er iets vertraging op de lijn. Houd er ook rekening mee dat jouw uploadsnelheid vaak (stukken) lager is dan je downloadsnelheid. Dit betekent dat wat jij zegt pas even later bij de anderen te horen zal zijn.
Gedragstip 2: doe je microfoon uit
Als je een hele tijd niets te zeggen hebt, doe dan even je microfoon uit. Hoe minder (bij)geluid, hoe rustiger de vergadering verloopt.
Gedragstip 3: houd het kort en bondig
De ervaring leert dat videobellen meer concentratie kan vergen. Het is de eerste keer nog wat onwennig, je moet je soms wat meer inspannen om alles goed te horen of jezelf verstaanbaar te maken- dingen die wat meer energie kunnen vragen. Probeer de vergadering dus kort en bondig te houden.