Langs elkaar heen­wer­ken hoeft echt niet meer

Dat er doden vallen, ook bij huiselijk geweld, kan niet volledig ondervangen worden. Wel kunnen we ons uiterste best doen om te voorkomen dat het gebeurt- zeker als de situaties ‘in beeld’ zijn. Maar het lijkt er op dat we nog weinig geleerd hebben sinds de verschillende gezinsdrama’s.

Uit welk jaar komt dit citaat?

“Meldingen worden niet opgepakt en instellingen werken langs elkaar heen. Er zijn te veel instanties bezig rond een gezin, waardoor niemand echt verantwoordelijkheid draagt. Er ontbreekt centrale regie.”

Doe een gok!

2001, Rowena? Neen.
2004, Savanna? Ook niet.
2006, het Maasmeisje? Mis.
2013, Daniëlla? Ook al niet.

We schrijven april 2016 en lezen bovenstaand citaat in dit nieuwsbericht.

Ik vind dat onvoorstelbaar. In deze blog analyseer ik hoe informatiedeling en regie nog steeds mis kunnen gaan, en welke oplossingsmogelijkheden ik zie.

Waar gaat het mis?

Er zijn legio mogelijkheden om informatie op veilige wijze organisatie-overstijgend te delen. Hiervoor bestaan allerlei digitale platformen waarvan sommige zelfs gratis (en van prima kwaliteit) zijn. Wat dat betreft is er geen argument om zo’n middel links te laten liggen.

Ik denk dat er verschillende redenen zijn waarom zo’n eenvoudig middel onbenut wordt gelaten. Hieronder noem ik er enkele- maar er zullen vast meer zijn. Politieke en andere belangen laat ik hier buiten beschouwing.

  • Eigenaarschap (1). Wie betaalt bij gedeelde informatiedeling voor setup, onderhoud, serverkosten etc.?
  • Eigenaarschap (2). Van wie is de inhoud van het dossier?
  • Zorgen over transparantie. In een gedeeld dossier kunnen medewerkers van verschillende organisaties immers met elkaar meelezen.
  • Zorgen over dubbele registratie.

Het is best voorstelbaar dat men deze struikelblokken aanvoert. Ik denk echter dat ze grotendeels op te lossen zijn. Ik zal dit uitleggen met het voorbeeld hoe het Veilig Verderteam uit Zoetermeer dit aangepakt heeft.

Veilig Verderteam

Medewerkers van MEE Zuid-Holland Noord, Veilig Thuis Haaglanden, Kwadraad maatschappelijk werk en de afdeling Jeugd en Gezinshulp (JGH) van Zoetermeer werken al enige tijd samen in het Veilig Verderteam.

Sinds 2012 wordt in de regio Den Haag huiselijk geweld aangepakt in de vorm van een multidisciplinair team, het Veilig Verderteam (VVT). (…) Kracht van deze aanpak is: hulpverleners zijn gelijktijdig aanwezig op bepaalde momenten om gezamenlijk met het gezin te spreken en samen met hen één plan van aanpak (als kader voor hun hulpverlening) te maken. Een belangrijke verandering is dat het gezin wordt betrokken in alle gesprekken en dat de veiligheid én de eigen kracht centraal staat. (bron)

Afgelopen periode ondersteunden we het team in de weg naar een gezamenlijke dossiervoering. Er werd naar gestreefd om de informatie-uitwisseling eenvoudiger, veiliger en transparanter te maken. Hiervoor werd een online dossier op maat ingericht. Gezinsleden hebben hierin toegang tot de voor hen relevante informatie.

Een goede ontwikkeling

Het goede aan deze ontwikkeling is dat er van ‘onderop’, dus vooral vanuit de medewerkers die contact hebben met de gezinnen, werd aangestuurd op deze oplossing. De gemeente Zoetermeer nam de verantwoordelijkheid voor de kosten. De kwaliteitsfunctionaris van Zoetermeer boog zich over het vraagstuk rondom het eigenaarschap van de inhoud.

Samen met het team werd het systeem zodanig ingericht dat het goed werkbaar is voor het Veilig Verderteam. In gezamenlijke sessies werd afgesproken hoe de werkwijze en informatiedeling zou plaatsvinden. Deze werkafspraken houden onder andere in dat alle inhoudelijke en procesmatige verslaglegging alléén in het gedeelde platform geplaatst wordt. Ook wordt in elke casus bijgehouden wie er betrokken zijn bij het gezin. Op deze manier kan er nooit informatie verloren gaan, of langs elkaar heengewerkt worden.

Ondanks alles is er helaas een klein stukje dubbele registratie. Het online systeem is ingericht voor de inhoudelijk informatiedeling. De verschillende organisaties hebben alle een eigen financieringsstructuur, waarbij de eigen backoffice gebruikt wordt voor de financiële verantwoording. Dit betekent dat de NAW-gegevens van gezinsleden tweemaal ingevoerd moeten worden. Voor nu besloten we de tijd en middelen niet aan een koppeling te besteden.

Een begin

Dit is een begin. Het is de bedoeling dat de gezinsleden nog (veel) meer regie over hun hulpverleningsproces kunnen krijgen door middel van het online dossier. Dit betekent een klein beetje techniek, maar vooral een verandering van mindset. Bij gezinsleden, hulpverleners én organisaties. Ik draag daar graag aan bij.